O Instituto Kairós realiza a maior parte de suas compras em função de orçamentos para ações pré-estabelecidas em orçamentos gerais de projetos.

De acordo com os princípios da instituição, alimentos, insumos, implementos e serviços agrícolas devem estar de acordo com a agricultura orgânica e ou com a promoção da transição agroecológica.

Em suas compras, a instituição reflete os princípios do consumo responsável, evitando-se materiais descartáveis, não recicláveis ou não compostáveis, reduzindo-se o desperdício e a geração de resíduos.

Com relação ao fluxo, os coordenadores de projetos fazem a requisição à gestão financeira da entidade, que de acordo com orçamento disponível e planejado aprova e realiza a compra.

Com relação a valores, haverá cotação sempre que possível para compras até R$ 16.000,00. Acima deste valor, a cotação formal é obrigatória.

Nas cotações se levará em conta a qualidade do produto e serviço adquirido, a capacidade de entrega.

Em projetos com o poder público, todas as despesas deverão ser aprovadas pelos mecanismos previstos no Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil.

Em projetos com entes privados e nas parcerias cabem as regras aqui colocadas.